AGM Minutes/Procès verbal de l'AGA

Present/présents: Anne Nothof, Louise Forsyth, Kathy Chung, Chris Johnson, Moira Day, Valerie Senyk, Glen Nichols, Malcolm Page, Virginia Cook, Denyse Lynde, Guillermo Verdecchia, Bruce Barton, Ted Little, Shelley Scott, Laurin Mann, Corinne Rusch-Drutz, Scott Duchesne, Joel Beddows, Deborah Tihanyi, Myra Malley, Jessica Gardiner, Lisa Coulthard, Danielle Couture, Marcia Blumberg, Barbara Drennan, Ric Knowles, Patrick O'Neill, Edward Mullally, Ian Maclennan, Julie Salverson, Richard Plant, Stephen Johnson, Lisa Doolittle, Rosalind Kerr, Wes D. Pearce, James Dugan, Ches Skinner, Heather Jones

1. Approval of the Agenda/Approbation de l'ordre du jour

Moved by/Proposée par: Denyse Lynde Seconded by/Appuyée par: Malcolm Page PASSED/ADOPTÉ

2. Minutes of the 1997 AGM/Procès-verbal de l'AGA 1997 (distributed in Fall 199l Newsletter/distribué dans le Bulletin de l'automne 1997)

Moved by/Proposée par: Ed Mullally Seconded by/Appuyée par: Richard Plant PASSED/ADOPTÉ

3. President's Report/Rapport du président--Ches Skinner

CS expressed his appreciation of Denyse Lynde and Tibor Egervari's time and effort in organizing the programme and the on-site resources. He noted the gradual and possibly ultimate disappearance of HSSFC travel funds and reiterated past calls for increased membership recruiting activity on the part of all current members. CS encouraged members to contact lapsed members and to be sure to pay their dues themselves. He reminded presenters that they MUST be paid up members. CS encouraged members to subscribe to CANDRAMA as a way of improving networking and general communication among ourselves and with others having related interests. In terms of cost-saving measures, CS noted that the Executive no longer meets in January, but communicates via email. In order to bridge the difficulties involved in adapting to an electronic discussion group he suggested that the Executive meet the day before the conference programme begins rather than briefly meet the evening before. This expanded time frame would ensure that important matters will be thoroughly dealt with rather than rushed through.

CS exprime sa reconnaissance envers Denyse Lynde et Tibor Egervari pour le temps et l'effort qu'ils ont investis afin d'organiser le programme de même que les ressources disponibles sur place. Il fait remarquer l'amincissement graduel et possiblement définitif des fonds accordés par la FCSHS pour les frais de déplacement, et réitère sa demande d'une intensification des activités de recrutement de nouveaux membres. CS encourage les membres à communiquer avec ceux et celles qui ont délaissé l'Association et leur rappelle, ainsi qu'aux conférenciers et conférencières, de payer leur cotisation. Il encourage les membres à s'inscrire auprès de CANDRAMA, ce qui leur permettra d'augmenter les possibilités de réseautage et d'améliorer la communication en général chez les membres de l'Association de même qu'entre ceux-ci et les gens ayant des intérêts connexes. Il annonce aussi qu'afin d'économiser de l'argent, le Bureau exécutif ne se rencontrera plus au mois de janvier; au lieu, ses membres communiqueront via courriel. De plus, afin de surmonter les problèmes liés à l'adaptation à la communication par groupe de discussion électronique, CS propose que le Bureau exécutif se rencontre une journée avant la conférence au lieu de ne se rencontrer que brièvement la soirée précédent celle-ci. Ce délai plus généreux permettra aux membres de l'Exécutif de s'occuper à fond des questions importantes au lieu de tout simplement les éfleurer rapidement.

4. Secretary's Report/Rapport de la secrétaire--Louise Forsyth

LF noted that the secretary's main function is to prepare agendas and minutes and to take care of some correspondence. Unfortunately she has been forced to resign due to other pressing duties. LF thanked Heather Jones for undertaking recording secretary duties during the Conference. The most important duty that has evolved out of the move to on-line discussion is to track the Executive's email messages and form monthly digests of the main points, the decisions made, and the action taken. The digests provide an important electronic pool of commentary for the Executive to draw upon. LF urged the continuation of this practice by the new secretary.

LF rappelle que la fonction principale de la secrétaire est de préparer l'ordre du jour et le procès-verbal des réunions de même que de s'occuper d'un peu de correspondance. Malheureusement, LF devra quitter ses fonctions en raison d'obligations urgentes. Elle remercie Heather Jones d'avoir accepté de rédiger le procès verbal de l'AGA, ce qui est une tâche relevant habituellement des fonctions de la secrétaire. D'après LF, le fait de tenir compte du courriel de l'exécutif et de le compiler sous forme de sommaire contenant les points essentiels et les décisions et actions prises constitue la tâche la plus importante à s'être ajoutée aux fonctions de secrétariat découlant des récentes discussions par courriel. Ces sommaires constituent un important « réservoir électronique » d'observations dans lequel peuvent puiser l'exécutif. LF recommande fortement que cette pratique se poursuive.

5. Treasurer's Report/Rapport de la trésorière--Anne Nothof [see also attached report/veuillez voir le rapport annexé]

AN passed out copies of the financial statement and noted that a formal auditor's report is available on request. The complete statement was published in the spring Newsletter. She reminded us that travel expense claims are available, but that total costs cannot be covered, and that in order to receive funding one must be a paid up member. Since formal fundraising won't be a part of this year's programme, AN reminded us that donations to the Heather McCallum fund are tax deductible and that forms are available. D. Tihanyi added that the TRIC bill is $4209.00.

AN distribue des exemplaires du bilan financier et mentionne qu'on fournira un rapport officiel du vérificateur sur demande. Le bilan a paru dans le Bulletindu printemps. AN signale qu'on peut se procurer des formulaires de demande de remboursement pour frais de déplacement. Pour être admissible, on doit avoir payé sa cotisation. De plus, le remboursement ne sera pas intégral. Puisque cette année il n'y aura pas de campagne de financement officielle, AN souligne le fait que les dons effectués au fonds Heather McCallum sont déductibles des impôts et qu'on peut se procurer des formulaires à cet effet. D. Tihanyi ajoute que la facture de RTC s'élève à 4 209 $.

Acceptance moved/Approbation proposée par: Richard Plant Seconded by/Appuyée par: Patrick O'Neill PASSED/ADOPTÉ

6. Reports/Rapports:

6.1 Elections/Élections--Moira Day

MD noted that only 45 ballots were cast. Ches Skinner is President again by acclamation. Denyse Lynde is Vice-President, BC rep is Guillermo Verdecchia, Prairie reps: Rosalind Kerr, Don Perkins, ON reps. Natalie Rewa, Kathy Chung, Maritimes reps: Patrick O'Neill and Glen Nichols, PQ rep: Denis Salter, and Member-at- large is Bruce Barton

MD rapporte que seulement 45 personnes ont voté. Ches Skinner sera à nouveau le président de l'Exécutif, et ce par acclamation. Denyse Lynde est élue vice-présidente. Sont élus repésentants : Guillermo Verdecchia pour la Colombie-Britanique, Rosalind Kerr et Don Perkins pour les Prairies, Natalie Rewa et Kathy Chung pour l'Ontario, Patrick O'Neill et Glen Nichols pour les Maritimes, Denis Salter pour le Québec, et finalement Bruce Barton en tant que membre sans désignation régionale.

Acceptance and permission to destroy the ballots moved by/Approbation et permission de détruire les bulletins de vote proposée par: Deborah Tihanyi Seconded by/Appuyée par: Richard Plant. PASSED/ADOPTÉ

CS forwarded a vote of thanks to MD from the Executive. CS fait un discours de remerciement à l'intention de MD de la part de l'Exécutif.

6.2 Memberships/Cotisations--John Poulsen

Kathy Chung reported for JP who is currently in thesis- induced seclusion. See entry under 6.4.

Kathy Chung remplace JP qui s'est retiré afin de travailler à sa thèse. Voir l'item 6.4.

6.3 Theatre Research in Canada/Recherches théâtrales au Canada--Stephen Johnson [see also attached report / veuillez voir le rapport annexé]

Copies of the Report were distributed. SJ noted that funding from the University of Saskatchewan is in place for Deborah Cottreau's forthcoming volumes. SJ and DC extended a vote of thanks to everyone at the University of Toronto Office, especially the volunteers, managing editors, and the subscriptions editor. Their extensive assistance has been much appreciated. Discussion centred on whether or not cyber publishing would be more efficient in the future.

On distribue des exemplaires du rapport. SJ annonce que la University of Saskatchewan financera les volumes à paraître de Deborah Cottreau. SJ et DC prononcent un discours de remerciement à l'intention des gens du bureau de la University of Toronto, tout particulièrement aux bénévoles, aux directrices de la rédaction et à la directrice des abonnements. SJ et DC sont grandement reconnaissants de l'aide considérable qu'on leur a apportée. On se penche sur la question des publications sur réseau; on se demande s'il ne serait pas mieux d'attendre afin de voir si ce mode de publication ne sera pas plus efficace dans l'avenir.

6.4 Communications with Members (CANDRAMA/QUEATRE/WWW)/Communications avec et entre nos membres--Ches Skinner

Copies of the membership statistics report was distributed. KC encouraged the membership to subscribe to CANDRAMA. RP commented that the membership figures are affected by season, for example the timing of renewals; nevertheless, he reminded us of our commitment to try to bring in a new member each. CS supported this suggestion. LF informed us of QUEATRE, a forum for francophone and Québecois scholars and practitioners which often has excellent discussions, and on which cross-postings are beginning to appear. KC noted that a how-to-subscribe to QUEATRE appeared in the Spring Newsletter.

On fait circuler des exemplaires du rapport concernant les statistiques au sujet des membres. KC encourage les membres à s'inscrire auprès de CANDRAMA. RP ajoute que quoique les chiffres peuvent varier selon la saison, soit la date d'adhésion, les membres se sont engagés à tenter d'apporter un nouveau membre chacun à l'Association. CS appuie cette suggestion. LF présente de l'information au sujet de QUEATRE, un forum électronique pour les québécois et autres chercheurs ou praticiens francophones où l'on a souvent d'excellentes discussions et sur lequel commencent à apparaître des articles aussi affichés sur des forums semblables. KC ajoute que la marche à suivre pour s'abonner à QUEATRE a paru dans le Bulletin du printemps.

6.5 Scholarly Awards/Prix d'excellence--Glen Nichols
GN announced that the Jean Cléo Godin award winner is Pierre L'Héraut for his article "L'Espace immigrant et l'espace amérindien dans le théâtre québécois depuis 1977" in Nouveaux regards sur le théâtre québécois1997. The Richard Plant award Winner is Robert Nunn for his article "Flickering Lights and Declaiming Bodies: Semiosis in Film and Theatre" in TRIC 17:2. The Godin Committee consisted of Mariel O'Neill-Karch, Shawn Huffman, and Hélène Beauchamp. The Plant Committee consisted of Bruce Barton Lisbie Rae, and Piet Defraeye. GN thanked the committees for their hard work over the year.

GN annonce que c'est Pierre L'Héraut qui a gagné le prix Jean Cléo Godin, pour son article intitulé « L'Espace immigrant et l'espace amérindien dans le théâtre québécois depuis 1977 », paru dans Nouveaux regards sur le théâtre québécois 1997 et que Robert Nunn a remporté le prix Richard Plant pour son article « Flickering Lights and Declaiming Bodies: Semiosis in Film and Theatre », paru dans RTC (17:2). Le comité chargé de choisir le gagnant du prix Jean Cléo Godin était formé de Mariel O'Neill Karch, de Shawn Huffman et de Hélène Beauchamp. D'autre part, Bruce Barton, Lisbie Rae et Piet Defraeye composaient le comité chargé de choisir le gagnant du prix Richard Plant. GN remercie les deux comités pour les efforts qu'ils ont déployés durant la dernière année.

6.6 ACTR Newsletter/Bulletin de l'ARTC--Kathy Chung [see also attached report / veuillez voir le rapport annexé]

The report was distributed. KC stressed that copy must be submitted on time for costs are involved in delays, and some notices end up being distributed after their due dates are past. KC reported that Richard Sutherland at UBC has resigned as the Website Manager and that a new one is needed. A vote of thanks was offered by KC to Richard for his help. KC noted that subscription to CANDRAMA is automatic with ACTR membership, but it can be removed if a member wishes this done. KC submitted her resignation and read a formal statement.

Le rapport est distribué. KC souligne le fait qu'il est important de soumettre les articles à temps, puisque les retards entraînent certains coûts et que des avis sont par conséquent distribués après que la date limite soit passée. KC annonce que Richard Sutherland, de la University of British Columbia a quitté ses fonctions de gestionnaire de site Réseau, et qu'on cherche donc quelqu'un pour le remplacer. KC prononce un discours de remerciement à l'intention de Richard pour son aide. Elle ajoute que l'inscription auprès de CANDRAMA se fait automatiquement lorsqu'on devient membre de l'ARTC mais qu'on peut l'annuler si le membre le désire. KC soumet sa démission et en lit la déclaration officielle.

6.7 HSSFC/FCSHS--Richard Plant

RP introduced Louise Forsyth as the new President-elect of HSSFC and turned the meeting over to her. The report was published in the Spring Newsletter. LF emphasised the essential relationship between ACTR and HSSFC. LF noted HSSFC's membership in a consortium which meant that compromises have been required, but that overall the relationship seems to be successful. LF also informed us of significant increases in funding, including more Doctoral awards and research awards.

RP présente Louise Forsyth, présidente nouvellement élue de la FCSHS, et lui cède la parole. LF signale que le rapport de la FCSHS a été publié dans le Bulletin du printemps. Elle met l'accent sur le fait qu'il est essentiel qu'il y ait une relation entre l'ARTC et la FCSHS et ajoute que la FCSHS fait partie d'un consortium, ce qui signifie qu'on a dû faire certains compromis, mais que la relation en général semble avoir du succès. LF nous informe aussi d'un accroissement significatif du financement, y inclu un plus grand nombre de bourses doctorales et de prix de recherches. 6.8 Bourse Heather McCallum Scholarship--Paula Sperdakos [see attached report/veuillez voir le rapport annexé] There was no report./Aucun rapport n'est présenté.

6.8 Bourse Heather McCallum Scholarship--Paula Sperdakos [see attached report/veuillez voir le rapport annexé] There was no report./Aucun rapport n'est présenté.

6.9 Prix Bob Lawrence Prize--Richard Plant [see also attached report/veuillez voir le rapport annexé]

This award for emerging scholars giving papers at the conference will be announced later on CANDRAMA since sessions ended only just prior to the AGM.

La personne gagnante de ce prix décerné aux chercheurs en herbes présentant des articles lors du Colloque sera annoncée plus tard sur CANDRAMA, puisque les présentations ne se sont terminées que quelques moments précédant l'AGA.

6.10 Professional Concerns/Affaires professionnelles--Denis Salter [see also attached report / veuillez voir le rapport annexé]

Richard Plant reported for DS. RP spoke of the need to identify areas for discussion and action. Some of these include the wording of job ads, hiring procedures, workload, and standardized approaches to performance and production appraisals for promotion and tenure. An examination of US models might prove helpful. Carrie Loffree's compilation of approximately 360 drama/theatre programmes across Canada is complete, and now questions regarding the analysis and two-way dissemination of information need to be addressed. Concern was noted regarding practitioners and those in the above programmes with no representation on ACTR. RP noted that liaison needs to be set up.

Richard Plant remplace DS. RP affirme qu'il serait important de cerner des sujets de discussion et d'action. Sont compris dans ces sujets la rédaction d'offres d'emploi, la procédure d'embauchage, les charges de travail de même que des approches standardisées d'évaluation du rendement et de production visant la promotion et la permanence. L'examen des modèles des États-Unis pourrait s'avérer utile. Le répertoire d'environ 360 programmes de théâtre / art dramatique à travers le Canada effectué par Carrie Loffre est achevé et l'on devra maintenant se pencher sur des questions relatives à l'analyse et à la dissémination bidirectionnelle de l'information. On exprime de l'inquiétude vis-à-vis le fait que certains praticiens et personnes inscrites aux programmes susmentionnés ne sont pas représentés à l'ARTC. RP fait remarquer qu'il serait important d'établir une certaine liaison entre ces groupes.

MOTION (Richard Plant): That Ches Skinner send an invitation to join ACTR to all of these addresses. PROPOSITION : Richard Plant propose que Ches Skinner envoie une invitation à ces gens visant leur inscription auprès de l'ARTC. Seconded by/Appuyée par: Lisa Coulthard PASSED/ADOPTÉ

While Chris Johnson argued for selectivity, the majority response among the members present was for inclusivity. Ric Knowles questioned whether we are excluding those who do not want to join ACTR from participation in the Conference. It was suggested that the letter specifically promote the idea of inclusivity. It was recommended that the Executive take control of CL's list. Further additional discussion centred on the issue of scholarly burnout and the lack of postdoctoral fellowships awarded in the Arts. The exclusion of student voices in the hiring process was commented on both in terms of the formation of job ads and in the review of candidates. This latter concern was also part of the ethics session addressing ACCUTE and HSSFC policies. CS offered a vote of thanks to Richard Plant and Denis Salter for organizing the PCC sessions.

Quoique Chris Johnson a soutenu l'argument pour la sélection, la majorité des membres présents votent pour l'inclusion. Ric Knowles soulève le point selon lequel il se peut que nous sommes en train d'exclure de la Conférence les gens qui ne veulent pas s'inscrire auprès de l'ARTC. On propose que la lettre envoyée fasse particulièrement la promotion de l'inclusion. On recommande que l'Exécutif soit chargé de la liste. La discussion se tourne ensuite vers la question de l'épuisement professionnel académique et vers le manque de postes de chercheurs détenant le doctorat dans le domaine des Arts. On discute de l'exclusion de l'opinion des étudiants dans le processus d'embauche, tant au plan de la rédaction des avis de concours qu'à celui de la sélection des candidats. Ce dernier point a aussi fait l'objet de séances traitant de l'éthique visant les politiques de ACCUTE et de la FCSHS. CS fait un discours de remerciement à l'intention de Richard Plant et de Denis Salter pour avoir organisé les séances de CAP.

6.11 FIRT/IFTR--Anne Nothof [see attached report / veuillez voir le rapport annexé]

6.12 Women's Issues /Questions des femmes--Susan Bennett/Catherine Graham

Heather Jones reported on behalf of Susan and Catherine, who could not attend this year's conference, and for Paula Sperdakos who is stepping down as co- ordinator. The main business of the caucus was held at the banquet which took place on Thursday May 28 at Mother Teresa's. An active session was held in welcoming newcomers to the caucus. The business portion of the evening saw the appointment of Heather Jones as next year's co-ordinator, dealt with business forwarded to PS by email, and concluded with the decision to organize a session within next year's conference programme involving women practitioners' (academic and non-academic) experience in the workplace relative to the Congress's themes. Co- ordination is to begin in the fall.

Heather Jones parlera au nom de Susan et de Catherine, qui n'on pu assister au Colloque cette année, de même qu'à celui de Paula Sperdakos, qui quitte ses fonctions de coordonnatrice. Les questions les plus importantes ont été adressées lors du banquet qui a eu lieu le jeudi 28 mai au Mother Teresa's. Une session a eu lieu afin de souhaiter la bienvenue aux nouvelles venues à la réunion. Lors de la partie de la soirée vouée aux affaires, on a annoncé la nomination de Heather Jones à titre de coordonnatrice pour la prochaine année, traité les affaires envoyées à PS par courriel, et, finalement, on a décidé d'organiser une séance à l'intérieur du programme du Colloque de l'année prochaine traitant de l'expérience des praticiennes (académiques ou non) dans le milieu du travail, selon les thèmes choisis pour le Congrès. On débutera la coordination en automne.

6.13 Caucus francophone et francophile /Francophone and francophile Caucus--Joël Beddows [see attached report / veuillez voir le rapport annexé]

JB implore passionnément l'inclusion des francophones à l'ARTC. Il souligne qu'afin de solutionner cette question importante, on aura besoin de l'aide des anglophones, mais aussi que les francophones devraient être représentés au Bureau exécutif. Il effectue les demandes suivantes au nom du SQET.

1. La réalité francophone devrait être représentée tant dans la correspondance de l'ARTC qu'à ses réunions au lieu de n'être qu'effleurée dans les programmes. 2. Les communications officielles devraient être bilingues. 3. On doit résoudre le problème des conférences parallèles, ce qui pourrait avoir lieu sur une période de deux ans. L'ARTC devrait réfléchir à se retirer du Congrès FCSHS pour une période d'un an. 4. SQET exige qu'qu'un ambassadeur soit élu pour représenter l'ARTC au sein de la SQET

JB gave an impassioned plea for francophone inclusivity in ACTR. He noted that this major issue needed to be resolved with anglophone assistance, but also that francophone representation on the Executive is needed. He made the following requests on behalf of SQET:

1. That French be a language of representation in ACTR correspondence and meetings, and not merely gestured towards in the printed programme. 2. That all official communication be bilingual. 3. That the problem of parallel conferences needs to be resolved, possibly over a two-year time frame, and that ACTR needs to consider withdrawing from the HSSFC Congress for a year. 4. SQET requests a bilingual representative from ACTR

MOTION (Ric Knowles) That these recommendations be forwarded to the Executive for consideration. PROPOSITION: Ric Knowles propose que ces recommendations soient soumises au Bureau exécutif pour qu'il puisse en discuter Seconded by/Appuyée par Richard Plant PASSED/ADOPTÉ

7. Requests for ACTR Mailing List/Demandes de la liste des membres de l'ARTC--John Poulsen

There was no discussion on this point. Aucune discussion a eu lieu.

8. Congress 1999/Congrès 1999 (Bishop's/Sherbrooke)

MOTION (Denyse Lynde): That ACTR present a letter of thanks to all at the University of Ottawa for their time and effort. PROPOSITION: Denyse Lynde propose que l'ARTC présente une lettre de remerciement à l'Université d'Ottawa pour le temps et l'effort qu'une partie du personnel a consacré au Congrès Seconded by/Appuyée par: Lisa Coulthard PASSED/ADOPTÉ

Ches Skinner asked that ACTR offer a vote of thanks to the Univesrity of Lethbridge for its support of many hidden costs involved in administration.

Ches Skinner suggère que l'ARTC remercie officiellement la University of Lethbridge pour avoir absorbé un grand nombre de coûts administratifs.

Louise Forsyth and Richard Plant asked that ACTR offer a vote of thanks to Kathy Chung for her meticulous work as editor of the Newsletter and facilitator of ACTR communications generally.

Louise Forsyth et Richard Plant proposent que l'ARTC remercie officiellement Kathy Chung pour le travail méticuleux qu'elle a effectué en tant que rédactrice en chef du Bulletin et pour avoir amélioré la communication en général à l'ARTC.

Moira Day and Ric Knowles extended a vote of thanks to Louise Forsyth for her assistance with translation.

Moira Day et Ric Knowles prononcent un discours de remerciement à l'intention de Louise Forsyth pour l'aide qu'elle a apportée à la traduction de divers textes.

Malcolm Page extended a general invitation to the British Columbia Theatre conference.

Malcom Page invite les membres à la conférence donnée par British Columbia Theatre.

Denyse Lynde reminded us of the ACCUTE Plenary session taking place in ART 026 and 1:30 pm and 4 pm.

Denyse Lynde nous rappelle que la séance plénière d'ACCUTE aura lieu à la salle ART 026 de 1 h 30 à 4 h.

We were notified of the PARC playwrights website by Bruce Barton.

Bruce Barton informe les membres qu'il existe un site réseau, qui s'apelle PARC, traitant des dramaturges.

9. Other Business/Divers

No other business was brought forward. Rien d'autre n'est mentionné.

10. Adjournment/Levée de séance

Motion to adjourn: Denyse Lynde Proposée par: Denyse Lynd Seconded by/Appuyée par: Ches Skinner PASSED/ADOPTÉ

Meeting adjourned at 12:25 pm. La séance est levée à 12 h 25.

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